Как подать обращение в Help Desk?







					
						            

Как подать обращение в Help Desk?

Help Desk - программный продукт для Отдела закупок и логистики, предназначенный для организации управления обращениями поставщиков и внутренних заказчиков компании.

Цели внедрения Help Desk
Типы обращений, которые используются при создании обращения
Информация  внутренним заказчикам компании
Порядок работы с обращениями для поставщиков / внутренних клиентов

Цели внедрения Help Desk:

  1. Получение своевременной и качественной обратной связи от всех пользователей услуг службы закупок и логистики компании.
  2. Выявление возможностей для улучшения и повышения эффективности деятельности службы закупок и логистики. В частности, обеспечения потребностей компании и удовлетворенности пользователей поставкой товаров, работ и услуг по надежности, по своевременности и по качеству.
  3. Систематизация и анализ полученных данных для непрерывного контроля процессов и принятия корректирующих действий.

При создании обращения используются следующие типы обращений:

Предложение – обращение, направленное на любое улучшение процесса закупки и логистики товаров, работ и услуг.
Рекламация – обращение об обнаруженных несоответствиях условий поставок товаров, работ, услуг.
Запрос информации – обращение, связанное с получением информации о текущем статусе исполнения заявок и по процессу закупок и логистики в целом.
Прочее – обращение, связанное с прочими общими вопросами, касающимися функций закупок и логистики.

Если у Вас есть информация о нарушении процедур, политик, инструкций или положений AES сотрудниками Компании или ее партнерами и клиентами, а также обращения с жалобой на поведение или качество работы сотрудников AES, сообщите о ней на линию помощи AES Helpline.
Линия помощи AES Helpline - это ваш ресурс конфиденциальной помощи. Она создана для сотрудников AES, подрядчиков, а также других заинтересованных лиц, чтобы они могли задать вопросы или сообщить о нарушениях, выявленных в ходе работы в AES. Линия помощи AES Helpline доступна

  •  в интернете на сайте www.aeshelpline.com
  • по телефону 8 800 121 4321 затем 800 505 7319.

Внимание внутренним заказчикам компании!

Система Helpdesk не предназначена для подачи заявок на приобретение. Заявки на приобретение подаются в установленном порядке.

Порядок работы с обращениями для поставщиков / внутренних клиентов:

1. Для отправки обращения необходимо авторизоваться.
Для получения авторизационных данных необходимо отправить заявку на регистрацию поставщика (http://aes-group.kz/purchase/register.php).
В случае регистрации внутреннего заказчика (сотрудник / отдел компании AES в Казахстане) на форме регистрации необходимо отметить соотвествующий признак (внутренний заказчик).
При незаполнении обязательных полей заявка на регистрацию не отправляется.
Порядок заполнения Заявки на регистрацию поставщика:

  Признак для регистрации внутренних заказчиков (сотрудники AES KZ).
При установке данного признака становится доступно для заполнения поле «Отдел».
 ФИО контактного лица поставщика/внутреннего заказчика
E-mail контактного лица поставщика/внутреннего заказчика
Должность контактного лица Поставщика/внутреннего заказчика
  Наименование предприятия поставщика/внутреннего заказчика. Наименование предприятия поставщика/внутреннего заказчика указывается согласно документу о государственной регистрации юридического лица
  Поле становится доступным при выборе признака «Внутренний заказчик»
Поле заполняется только в случае если регистрируется внутренний заказчик (сотрудник AES KZ).
Отдел выбирается из выпадающего списка
  Номер телефона контактного лица поставщика или внутреннего заказчика
+х (хххх) ххх ххх
  Для подтверждения данных инициатора обращения обязательно высылается скан-копия документа о государственной регистрации. Для внутреннего заказчика данное требование не обязательно.
    Сохранение и отправка заполненной формы выполняется при нажатии кнопки «Отправить».
Каждая заявка рассматривается индивидуально, поэтому результат рассмотрения заявки и назначение авторизационных данных выполняется в течение 3 рабочих дней. По результатам рассмотрения заявки Вы получите уведомление на электронный адрес, указанный вами при регистрации.

2. После авторизации становится доступной форма обращения в Help Desk (создать новое обращение).
3. В форме обращения заполните поля / информацию по обращению.
Пожалуйста, указывайте полную информацию по обращению (предприятие, категория закупок), это поможет быстрее обработать Ваше обращение.
4. При создании ответа или изменении по Вашему обращению, Вы получите уведомление на Ваш е-мейл, указанный при регистрации.
5. При получении ответа, пожалуйста, оцените работу специалиста по пятибальной системе (выбирается из выпадащего списка):

                              
5 - ответ оперативный и развёрнутый
  4 - своевременный ответ удовлетворяет требованиям обращения
  3 - ответ требует дополнительных уточнений
   2 - ответ не решает целей обращения
  1 - ответ абсолютно некорректен.










6. Вы можете закрыть обращение, если получен полный ответ или продолжить общение с ответственным специалистом в рамках обращения. Если ответ не полный, инициатор в том же обращении указывает свои комментарии или вопросы и отправляет повторное обращение (кнопка «Отправить»).
В случае если с вашей стороны не было изменений в течение 7 рабочих дней, обращение автоматически закрывается со статусом «Обращение закрыто».